LOS SIETE
PASOS QUE EL CONTADOR DEBE REALIZAR EN EL CICLO DE CONTABILIDAD:
Primer paso:El registro de cada transacción en el libro diario
constituye el punto de partida del sistema contable de partida doble. Por ello,
toda transacción tiene una doble vertiente o dimensión, una el debe (que
aparece a la izquierda) y otra el haber (que aparece a la derecha). En función
de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el debe e
incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con
el haber. Sin embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de
pasivo, y en el libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose la
cuenta de bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo
(crédito). El reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados
aumentará la partida contable de salarios (siendo un débito) y aumentará el
pasivo (crédito). Cuando se paguen los salarios se producirá una disminución en
la cuenta de caja (crédito) y disminuirá el pasivo (débito).
Segundo paso:En la
siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario
se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada
partida contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los
créditos a la derecha, de forma que el saldo, es decir el crédito o el débito
neto, de cada cuenta puede calcularse con facilidad.
Cada cuenta del mayor
puede a su vez desglosarse (Cuentas Auxiliares), es decir, en cada cuenta se
pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se
pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, pudiéndose saber así
cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, la cuenta de salarios se
puede desglosar en función de cada trabajador.
Tercer paso: Una vez reflejadas todas las transacciones en el mayor se
procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de todos
los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores,
pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un crédito
provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía. Este paso, al igual
que los siguientes, se produce al concluir el año fiscal. En cuanto se han
completado los distintos libros, finaliza la parte de teneduría de libros del
ciclo contable.
Cuarto paso:Finalizadas
las etapas correspondientes a la teneduría de libros, el contable o contador
público procede a ajustar una serie de cuentas con el propósito de resaltar
hechos económicos que, aunque no se han producido de forma convencional, sí
representan transacciones ultimadas. A continuación destacamos algunos de los
casos más comunes: ingresos pendientes de pago; gastos pendientes; ingresos
percibidos con antelación gastos que se realizan de una forma anticipada; la
depreciación; inventarios; e impagados.
Pasos quinto y sexto: Una vez realizados los ajustes anteriores, el contable o
contador público realiza un primer balance de comprobación de saldos, adaptando
éstos a los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han actualizado todos
los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de pérdidas y
ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la
fuente de datos para la contabilidad financiera y de costos de la empresa.
Séptimo paso:
El último paso consiste en cerrar las
cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias de forma
que, aquellas cuentas que corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan
unas a otras (Cuentas Nominales), de forma que los créditos y débitos del
siguiente año fiscal reflejen en exclusiva la actividad de ese año (Cuentas
Reales).
